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BLOG > COMUNICAZIONE EFFICACE

Comunicazione Efficace, Non Darla Per Scontata.

Gli Ostacoli Alla Comunicazione Efficace e Come Superarli.

Comunicare efficacemente è fondamentale per costruire relazioni sane, sia nella vita personale che professionale. Eppure, spesso ci troviamo di fronte a malintesi, conflitti e incomprensioni che minano la qualità delle interazioni. Perché succede? Quali sono gli ostacoli più comuni alla comunicazione e come puoi superarli?

In questo articolo analizzeremo i principali ostacoli alla comunicazione efficace e forniremo strategie pratiche per migliorare le tue abilità comunicative. Approfondirai inoltre alcuni modelli teorici che possono aiutarti a trasformare le conversazioni in strumenti di crescita personale e professionale.

1. Supposizioni e pregiudizi

Uno degli errori più comuni è presumere di sapere cosa pensa o prova l'altro senza chiedere conferma. Questo atteggiamento può generare incomprensioni e conflitti, poiché ognuno di noi interpreta la realtà attraverso la propria esperienza personale, i propri valori e le proprie credenze. Le supposizioni spesso derivano da esperienze passate o da schemi mentali automatici che ci portano a interpretare le azioni degli altri in base alle nostre percezioni, piuttosto che ai fatti reali.

Quando assumiamo di sapere cosa sta pensando una persona senza verificarlo, rischiamo di reagire in modo inappropriato. Questo può causare tensioni nelle relazioni, sia personali che professionali, poiché l’interlocutore potrebbe sentirsi frainteso o accusato ingiustamente.

Esempio: Se il tuo partner risponde in modo frettoloso a un messaggio, potresti pensare che sia arrabbiato con te, mentre in realtà potrebbe essere semplicemente impegnato.

Soluzione:

• Fai domande aperte per chiarire le intenzioni dell'altro.
• Parafrasa ciò che l’interlocutore dice per confermare la comprensione.
• Evita di trarre conclusioni affrettate basandoti solo sulle tue percezioni.

2. Evasione dal conflitto

Molte persone evitano discussioni difficili per paura di creare tensioni, ma questo atteggiamento spesso aggrava i problemi. Il conflitto, se gestito in modo costruttivo, può essere un'opportunità per rafforzare le relazioni e migliorare la comprensione reciproca. Tuttavia, molte persone lo vedono come qualcosa di negativo e preferiscono ignorarlo, sperando che il problema si risolva da solo.

Quando si evita il confronto, le emozioni represse possono accumularsi, portando a esplosioni di frustrazione o al deterioramento del rapporto. Una comunicazione aperta e onesta, invece, aiuta a prevenire malintesi e a trovare soluzioni condivise.

Esempio: Un collega evita di esprimere il proprio disaccordo durante una riunione, ma poi parla male del progetto con altri colleghi, creando malcontento.

Strategia: Usa la tecnica DEAR (Descrivere, Esprimere, Affermare, Rinforzare) per affrontare i conflitti in modo costruttivo.

Tecnica DEAR:

• Descrivere: Spiega i fatti senza giudizi ("Quando parli sopra di me nelle riunioni...").

• Esprimere: Comunica il tuo sentimento ("...mi sento frustrato perché non riesco a esprimere le mie idee.").

• Affermare:Indica ciò che vorresti accadesse ("Vorrei che mi lasciassi finire prima di intervenire.").

• Rinforzare: Spiega il vantaggio per entrambe le parti ("Così possiamo collaborare meglio e ottenere risultati migliori.").

3. Ascolto superficiale

Spesso siamo più concentrati su cosa rispondere che sull'ascoltare davvero il nostro interlocutore. Questo porta a una comunicazione inefficace, perché perdiamo informazioni importanti e non cogliamo il vero significato delle parole dell’altro. L’ascolto superficiale può anche trasmettere disinteresse o mancanza di empatia, riducendo la qualità delle relazioni.

Un buon ascolto richiede attenzione, pazienza e la volontà di comprendere davvero ciò che l’altro sta comunicando. Essere un ascoltatore attivo significa non solo sentire le parole dell’altro, ma anche cogliere il loro significato emotivo e rispondere in modo adeguato.

Esempio: Durante una conversazione con un amico, stai pensando a come rispondere invece di concentrarti su ciò che dice.

Soluzione:

• Pratica l'ascolto attivo con segnali verbali ("Capisco, dimmi di più") e non verbali (contatto visivo, cenni del capo).
• Ripeti con parole tue ciò che hai capito per confermare la comprensione.
• Evita di interrompere e dai all'altro lo spazio per esprimersi pienamente.

4. Incoerenza tra comunicazione verbale e non verbale

Il linguaggio del corpo e il tono di voce influenzano profondamente la percezione del nostro messaggio. Quando il messaggio verbale è in contrasto con quello non verbale, si crea confusione e l’interlocutore potrebbe percepire la comunicazione come poco sincera. Questo fenomeno è particolarmente evidente nelle interazioni quotidiane, in cui il nostro atteggiamento e il nostro modo di esprimerci giocano un ruolo chiave nella trasmissione del messaggio.

Se qualcuno dice di essere felice ma ha un’espressione triste e un tono di voce monotono, il messaggio risulta incoerente. L’ascoltatore tenderà a dare più peso alla comunicazione non verbale, considerandola più autentica rispetto alle parole.

Esempio: Dire "Va tutto bene" con un tono freddo e le braccia incrociate trasmette il messaggio opposto.

Soluzione:

• Assicurati che la tua espressione facciale e il tono di voce siano coerenti con il messaggio che vuoi trasmettere.
• Osserva il linguaggio del corpo dell’altro per cogliere segnali nascosti.

Tabella riepilogativa degli ostacoli e delle soluzioni

Approfondisci: I 5 assiomi della comunicazione

Quali sono le regole per comunicare in modo efficace?

• Sii chiaro e diretto: 

  Evita giri di parole e ambiguitale e il tono di và.

• Gestisci le emozioni: 

  Mantieni la calma anche nelle situazioni difficili.

• Adatta il messaggio all'interlocutore: 

  Considera il contesto e il background della persona con cui parli.

• Utilizza il linguaggio del corpo consapevolmente: 

  Una postura aperta e un tono pacato migliorano la comunicazione.

Approfondisci: La comunicazione efficace

Strategie avanzate per una comunicazione efficace

1. Gli assiomi della comunicazione (Watzlawick)

Paul Watzlawick, psicologo e teorico della comunicazione, ha formulato cinque assiomi fondamentali che regolano ogni interazione umana. Questi principi spiegano come la comunicazione non sia mai un fenomeno isolato, ma sempre il risultato di un'interazione dinamica tra le persone coinvolte. Comprendere questi assiomi aiuta a migliorare la qualità delle relazioni, ridurre i conflitti e interpretare correttamente i segnali comunicativi dell’altro.

Tra i cinque assiomi, due sono particolarmente rilevanti per migliorare la comunicazione interpersonale:

• Impossibilità di non comunicare: Ogni comportamento comunica qualcosa, anche il silenzio. Se durante una discussione un interlocutore rimane in silenzio e guarda altrove, il suo atteggiamento trasmette un messaggio di disinteresse o disagio. Anche l'assenza di risposta può essere interpretata come un segnale comunicativo, spesso più potente delle parole stesse. Essere consapevoli di questo principio aiuta a interpretare correttamente i segnali non verbali e a rispondere in modo adeguato, evitando fraintendimenti e tensioni.
• Punteggiatura degli eventi: Ogni comunicazione segue una sequenza logica, ma spesso le persone percepiscono gli eventi in modi diversi. Ad esempio, un capo potrebbe pensare che il dipendente sia poco motivato perché lavora lentamente, mentre il dipendente potrebbe sentirsi demotivato proprio perché il capo non riconosce il suo impegno. Questo meccanismo porta spesso a circoli viziosi di incomprensioni e conflitti. Definire chiaramente il contesto e il significato delle azioni aiuta a evitare malintesi e a costruire un dialogo più efficace, basato su una comprensione reciproca più chiara.

Approfondisci: Assiomi della comunicazione

2. Tecnica del feedback a specchio

Il feedback a specchio è una strategia utile per migliorare l’ascolto attivo e verificare che il messaggio ricevuto sia stato compreso correttamente. Questa tecnica consiste nel ripetere ciò che l’interlocutore ha detto con parole proprie, per assicurarsi che il significato sia chiaro. Spesso, le persone tendono a interpretare le parole altrui secondo la propria visione del mondo, il che può generare fraintendimenti. Attraverso il feedback a specchio, invece, l'interlocutore ha la possibilità di correggere eventuali errori di interpretazione e sentirsi realmente ascoltato.

L'uso di questa tecnica può migliorare la qualità delle conversazioni, rendendole più fluide e meno soggette a malintesi. Inoltre, aiuta a rafforzare la fiducia tra le persone, poiché chi parla si sente valorizzato e compreso. Questa pratica è particolarmente utile in contesti lavorativi, relazioni sentimentali e conversazioni in cui la chiarezza e l’empatia sono fondamentali.

Esempio pratico:

• Persona A: "Mi sento spesso escluso dalle decisioni importanti in ufficio."

• Persona B: "Se ho capito bene, ti senti trascurato quando non vieni coinvolto nelle decisioni aziendali. Giusto?"

Questo approccio riduce il rischio di fraintendimenti e mostra all’interlocutore che è stato ascoltato con attenzione. Inoltre, offre la possibilità di correggere eventuali percezioni errate e di migliorare la sintonia nella comunicazione.

3. La tecnica del sandwich per le critiche

Dare un feedback costruttivo può essere difficile, soprattutto se si teme una reazione negativa. Molte persone tendono a evitare del tutto il feedback per paura di ferire l’altro o di innescare un conflitto. Tuttavia, la mancanza di un feedback chiaro può portare a malintesi, frustrazione e mancanza di crescita personale e professionale.

La tecnica del sandwich aiuta a formulare critiche in modo efficace, inserendo il messaggio negativo tra due affermazioni positive. Questo approccio rende il feedback più accettabile e meno minaccioso per l’interlocutore. La prima affermazione positiva crea un’atmosfera di apertura e riconoscimento, la critica fornisce un punto di miglioramento e la seconda affermazione positiva motiva la persona a implementare il cambiamento senza sentirsi demoralizzata.

Questa tecnica è particolarmente efficace nei contesti professionali, nelle dinamiche di leadership e persino nelle relazioni personali, dove un approccio più morbido può facilitare la ricezione del messaggio e promuovere il miglioramento senza generare resistenze.

Esempio: ✅ "Apprezzo il tuo impegno nel progetto. ❌ Tuttavia, credo che possiamo migliorare la gestione dei tempi. ✅ Sono sicuro che con un po’ di organizzazione riuscirai a ottenere risultati ancora migliori!"

Questo metodo riduce la difensività dell’interlocutore e rende il feedback più accettabile, promuovendo un clima di collaborazione e crescita continua.

Conclusione

Migliorare la comunicazione richiede consapevolezza e pratica. Identificando gli ostacoli e applicando strategie mirate, ogni dialogo può diventare un’opportunità di crescita. 
In particolare quando ti parlo di comunicazione efficace, ti parlo di una serie di capacità comunicative. Quali? Ecco gli skills di cui hai bisogno per comunicare efficacemente.

Se invece hai già letto anche questo articolo, ti invito a completare il training che il mio libro di comunicazione fornisce per mettere in atto un cambiamento reale nella tua vita.

Questa tecnica permette di normalizzare le situazioni di potenziale conflitto.

Riferimenti

• Watzlawick, P., Beavin, J. H., & Jackson, D. D. (1967). Pragmatics of human communication: A study of interactional patterns, pathologies, and paradoxes. W. W. Norton & Company.

• Goleman, D. (1995). Emotional intelligence: Why it can matter more than IQ. Bantam Books.

• Rosenberg, M. B. (2003). Nonviolent communication: A language of life. PuddleDancer Press.

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